Как писать профессиональные email на английском

Greeting

Деловое письмо всегда начинается с приветствия. Можно выбрать стандартные hello, good morning и good afternoon. Только не забудьте обратиться к человеку по имени!

Вы спросите, куда делось традиционное вступление: Dear, Steve? Когда дело касается активного рабочего процесса, обычно нет времени на формальности. И никто не осудит вас за отказ от излишних конструкций.

Если вам нравится более официальная речь, можно добавить Dear, Mr. Smith или Dear, gentlemen. Но нужно ли это для коллег, с которыми вы общаетесь ежедневно? В Америке, Канаде, Европе люди спокойно обходятся простым hello.

Итого мы получаем простой шаблон обращения: Good morning/afternoon/hello, … (имя)!

Вначале опишем тему письма в двух словах. Тогда получатель сразу поймет, о чем идет речь. Какие фразы сюда подойдут?

• This is to inform you that…

Этот вариант стандартен, именно его мы будем видеть и писать чаще всего. Большой плюс: он подходит даже для рассылки группе людей. Например, начальник отдела информирует всех о повышении одного из сотрудников:

• Just to let you know

Когда мы пишем письмо коллеге по офису или человеку, с которым регулярно общаемся, подойдёт такой вариант. Он более неформальный и повседневный.

Да-да, фразочка kindly ask you to … = please. Такое выражение очень распространено в деловой переписки, а так как вы все таки коллеги на работе, то и общение немного особенное.

Для новой информации используют простые фразы: Good news или Bad news.

С почтой внутри отдела всё понятно. Но как быть с бизнес-партнерами и начальством? Для них придумали более официальные фразы:

Продолжаете тему, которую уже обсуждали ранее? Тогда нужна вводная фраза, чтобы указать на это. Например, такая:

Во время работы нужно быть в курсе всех дел. Что-то упустили? Следует срочно попросить коллег рассказать вам об этом:

Когда коллега рассказал обо всех новостях и помог разобраться в ситуации, его обязательно стоит поблагодарить: Thanks for info and updates.

Еще можно поблагодарить за:

• The heads up (предупреждение)
• Your help with... (вашу помощь)
• Looking into (рассказ в деталях)

И наконец, не забудем попрощаться! В конце бизнес писем часто прикладывают дополнительные файлы и материалы. Не забудьте указать об этом перед завершением разговора:

Осталось только подписать письмо и отправить. Здесь тоже есть пара нюансов. Большинство нейтрально и подойдёт для большинства ситуаций: kind regards (с уважением), yours faithfully (с уважением), all the best (всего наилучшего).

Но есть и более официальное наречие: sincerely. Оно подходит для переписки с банками, государственными органами или крупными корпорациями, а в обычной ситуации его заменяют более повседневным faithfully.